Gestión del alcance

La gestión del alcance sirve para determinar exactamente todo lo que el proyecto va a contener y todo lo que no, sin decir cómo se va a lograr dicho requisito.

Índice de contenidos
1. Cómo gestionar el alcance de un proyecto
   1.1. Planificación del alcance
          1.1.1. Recopilación de los requisitos
          1.1.2. Linea base del alcance
          1.1.3. EDT
          1.1.4. Diccionario del EDT
    1.2. Control del alcance del proyecto
   

Cómo gestionar el alcance de un proyecto

El alcance de un proyecto es de gran importancia, ya que va a decir el que va a contenter nuestro producto final, cosa que va a influir necesariamente al coste y al tiempo que se le debe proporcionar al proyecto. Cómo en todos los artículos de esta página, vamos a ver primero como llevar a cabo la planificación del alcance y acto seguido su control durante la ejecución del proyecto.

Planificación del alcance

Durante la planificación del alcance deben realizarse varias acciones, tocando múltiples secciones que vamos a ver a continuación:

Recopilación de los requisitos

La recopilación de los requisitos es el proceso por el cuál vamos a documentar todos los requisitos que debe contener el proyecto y el producto que vamos a realizar. Normalmente, esta recopilación se hace mediante entrevistas a los interesados, priorizando por todos aquellos que han sido identificados como interesados clave. Para saber más sobre estos stakeholders visita la sección de gestión de interesados. Hay que tener en cuenta que todo este proceso de la recopilación de requisitos ya se ha realizado en el inicio del proyecto, durante el acta de constitución (eso sí, a más alto nivel).

Identificar los requisitos no significa sentarse en una mesa con el cliente y apuntar asintiendo con la cabeza todo lo que nos va pidiendo. Hay que recordar que no se puede abarcar todo lo que el cliente quiera, ya que el éxito o fracaso del proyecto es responsabilidad tuya (jefe de proyectos). Entonces, más que un dictado se tiene que realizar una especie de negociación con dicha persona para acordar los requisitos que se van a llevar a cabo y los que no se van a contemplar.

Vamos a recordar una vez más el proyecto que estamos simulando para poner los ejemplos a las diferentes técnicas que explicamos:

Pongamos el caso que nuestro proyecto trata sobre la fabricación de unas plantillas deportivas que incluyan unos chips que monitoricen la actividad física de los jugadores de fútbol a través de una aplicación para 'smartphone'.

Estos requisitos se pueden plasmar mediante una técnica de diagramación mediante un mapa mental. Un mapa mental no es más que un esquema lógico para expresar las ideas de los requisitos identificados. De esta forma, se pueden separar lógicamente los requisitos de proyecto y de producto y asimismo éste último en requisitos de las plantillas deportivas, el software para smartphone, etc. Esto nos aporta una visión más amena y una primera clasificación de los requisitos. Vamos a ver un ejemplo muy sencillo realizado con la herramienta online mindmup

Click para ampliar el mapa mental de requisitos

Linea base del alcance

La linea base del alcance contiene un gran número de apartados necesarios para establecer la ruta a seguir durante el proyecto para alcanzar esos requisitos deseados y cumplir con los objetivos. También es conocido como la definición del alcance del proyecto

• Descripción del producto: En esta sección se hace una descripción formal del producto. Esta descripción vendría a ser una evolución un poco más detallada de la cita que he metido al inicio del artículo recordando el proyecto que estábamos simulando, aunque tampoco debe ser muy extensa (con media hoja ya sería más que suficiente).
• Criterios de acceptación: Son las condiciones que debe reunir el producto por tal de que el cliente acepte los productos o servicios que le entregamos. Los posibles ejemplos podrían ser que el 90% de los jugadores cree que no le interfiere en su actividad física, o que el monitoreo en tiemp real del smartphone tenga un retraso máximo de 1 segundo.
• Entregables: Los entregables de un proyecto son todas aquellas salidas que se van a entregar al cliente una vez acabado el proyecto. En mi caso podrían ser 3: las plantillas, el software de monitoreo y un manual de usuario.
• Exclusiones: Se define a todo lo que no va a incluir el proyecto. Un posible ejemplo podría ser que no se van a entregar los zapatos, tan solo vamos a aportar las plantillas.
• Restricciones: Son todas las cláusalas que van a limitar o regular el proyecto. En el ejemplo podría ser que el sponsor nos diga que el coste unitario de las plantillas superen los 100€
• Supuestos: Los supueston son las circunstancias que debe cunplir el proyecto para que tenga éxito. Estos supuestos están fuera del control del equipo. Un posible ejemplo podría ser que la FIFA dejará utilizar las plantillas en los partidos oficiales.

EDT

La EDT o WBS (Estructura de Descomposición del Trabajo), es una descomposición jerárquica enfocada a los entregables del proyecto. En su esencia, es una especie de mapa conceptual en la que se va dividiendo el proyecto en subpaquetes de trabajo cada vez más pequeños, ¿pero dónde me paro de descomponer? Esta es una pregunta muy frecuente que no tiene un número fijo ni reglas estrictas (con lo que nos gusta que no digan que las cosas se hacen así), así como en todas las cuestiones de gestión de proyectos la respuesta es DEPENDE. Eso sí, el nivel de detalle siempre te tiene que ser cuando un paquete de trabajo se pueda gestionar por si solo y siempre debes priorizar por tenerlo lo menos detallado posible cumpliendo la premisa anterior.
Vamos a ver un ejemplo muy sencillo para hacernos una idea visual de cómo es una EDT, ya sabeis, siguiendo el proyecto que estamos simulando:

Click para descargar plantilla EDT

NOTA IMPORTANTE: Este EDT ha sido creado con la herramienta online http://www.wbstool.com/, una web que te permite crear estos diagramas desde 0 sin necesidad de hacerse una cuenta. La plantilla que os permito descargar es el XML que debeis subir si quereis partir desde esta creación, pero para ello tendreis que daros de alta gratuitamente.

Diccionario de la EDT

El diccionario de la EDT nos va a servir para identificar cada uno de los paquestes de trabajo que se han plasmado encima del diagrama del EDT para planificarlos y definirlos correctamente. Es mucho más sencillo seguirlo con la plantilla y el ejemplo en concreto para darse cuenta de su utilidad.

Click para descargar plantilla diccionario EDT

Se puede observar una plantilla que se debería hacer para cada uno de los elementos finales que han salido en el WBS. Vamos a ver que campos contiene esta plantilla:

• Código EDT: Se proporciona el identificador mismo que nos da la herramienta, de esta forma es mucho más fácil localizar a qué paquete de trabajo hace referencia en la diagramación del EDT
• Nombre EDT y descripción: Se explican por si solos
• Responsable: Este será el responsable final de la ejecución de todo el paquete de trabajo y, por ende, a quien le cae la responabilidad del éxito o fracaso de ese conjunto de trabajo
• Actividades: En las actividades se intenta separar aún más el paquete de trabajo buscando las tareas que se deben realizar para logar realizar todo el paquete de trabajo. Esta sección de actividades será de mucha utilidad a la hora de realizar el cronograma del proyecto durante la gestión temporal
• Hitos: Los hitos són momentos puntuales importantes durante la realización del paquete de trabajo. Esta sección también nos será de utilidad durante la elaboración del cronograma.
• Dependencias: Este apartado es reservado por las dependencias entre paquetes de trabajo. En este caso, el paquete dependería de las tareas de diseño, ya que hasta que no tienes el diseño del prototipo no puedes empezar a construirlo. Además, también depende de las pruebas porque este último paquete no se puede iniciar hasta que termine la construcción de las plantillas. Hablaremos en más profundidad de las dependencias (ya que exiten de muchos tipos) durante la gestión temporal.
• Recursos: Se especifican todos los recursos, tanto materiales como humanos necesarios para realizar la totalidad del paquete de trabajo
• Entregables: Serían como las salidas que se producen al finalizar todas las tareas o la parte de los entregables ya definidos a los cuales forman parte.
• Aceptación: Se requiere unos criterios de aceptación (identificdos durante la definición del alcance) para determinar si se ha realizado todo el paquete de trabajo correctamente.
• Costes: Se hace una primera aproximación del coste de realizar la totalidad del nivel de trabajo específico. Estos costes nos serán bastante útiles a la hora de realizar el presupuesto.

Control del alcance del proyecto

En esta etapa de control se realiza un seguimiento durante la ejecución del proyecto para saber si se está realizando sobre lo planificado o se están produciendo muchas desviaciones encima del alcance. Durante este proceso, nos será de mucha utilidad la linea base del alcance que os acabo de explicar. Hay que tener en cuenta que nunca sale tal y como se ha planeado, así que seguramente se van a producir cambios durante el transcurso del proyecto. Vamos a ver como se gestiona todo esto durante la etapa de seguimiento del alcance:

Durante esta etapa que se debe realizar regularmente, según las políticas de la empresa, se tienen que controlar fundamentalmnte 2 factores:

• Los requisitos: Los requisitos es un tema que hay que controlar muy de cerca, ya que un cambio en uno de ellos va a suponer un aumento en el tiempo y/o en el coste, sobretodo si estos cambios son solicitados cuando se está acabando el proyecto. Para ello se hace igual que en la etapa de planificación: NO se tiene que decir que sí a todo. Lo que si se tiene que hacer es un análisis de viabilidad valorando diferentes factores. Esto se puede realizar mediante una solicitud de cambio como la siguiente
 

Click para descargar plantilla de solicitud de cambios

Cómo podemos observar, esta plantilla pasaría por las manos de 3 personas, el primer bloque rellenado por el solicitante, quién hace una primera valoración del cambio de requisito que se debe implantar (la organización misma establece qué roles pueden rellenar dicha plantilla). Si el cambio de el requisito viene desde fuera, el cliente puede solicitarlo mediante cualquier canal de comunicación y un miembro del equipo experimentado lo debe redactar (ya que un cliente no debería valorar el impacto de dicho cambio).

Entonces, entra en juego un analista. ¡Cuidado aquí! Un analista no es una persona que analiza. En este caso nos referimos a un miembro del equipo que sea especialista en la materia que va a tocar el cambio, ya que será el más apto para saber realmente el impacto que puede provocar en términos de tiempo, coste, clientes y reputación de la organización.

Finalmente, el jefe de proyecto será el que tendrá la última palabra y decidirá si aceptar o denegar dicha petición de cambio teniendo en cuenta el análisis que se ha hecho anteriormente y los posibles comentarios que le haya podido dejar. La parte más importante es que en caso de aceptar la resolución, el jefe de proyecto mismo va a asignar nuevas tareas a los mimebros del equipo correspondiente, por lo que se hace un estudio del tiempo y el coste de cada tarea para sacar conclusiones más precisas y poder modificar el cronograma y/o el presupuesto.

Hay que tener en cuenta que todas estas solicitudes al final se pueden guardar en un documento de registo de cambios, priorizaos por el estado en el que se encuentran y la prioridad que le ha asignado anteriormente el jefe de proyectos.

 
• Los entregables: Los entregables, al fin y al cabo, es lo que el cliente va a recibir, así que es una de las partes fundamentales de un proyecto. Durante el seguimiento se tiene que asegurar que se están realizando los entregables correctamente y si se están entregando durante las fechas estipuladas. Por eso mismo, puede servir de gran ayuda la siguiente plantilla, que no es más que un checklist de entregables para saber si se están entregando todos los productos. Como os podeis imaginar, este documento se revisará durante la etapa de seguimiento y se irá actualizando a medida que el proyecto avance.

Click para descargar checklist de entregables para el control del alcance